1 Jahr Mobile Office – 5 Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter auch in dieser Zeit binden und motivieren

Wahnsinn, wie die Zeit vergeht: 1 Jahr Pandemie. 1 Jahr Mobile Office. Kaum zu glauben, aber trotz Krise verfliegt die Zeit. Wahrscheinlich liegt das einfach an den fehlenden Ankern, also den sonst so alltäglichen Dingen, mit denen wir uns beschäftigen: Restaurantbesuche, Freunde treffen, abends mit den Jungs oder Mädels auf ein Bierchen treffen. Alles weg. Keine Anker mehr. Kein Zeitgefühl. Und dann auch noch der fehlende Tapetenwechsel zwischen Arbeit und Zuhause. Das schlägt auf die Stimmung. Nicht nur im Privatleben.

Zudem ist da diese grundsätzliche Ungewissheit der Mitarbeiter und die Frage, wie es weitergeht: Ist mein Job sicher? Auch in Zukunft? Wie geht es dem Unternehmen? Fragen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung werden aktuell schon fast zum Luxus.

Damit sich diese Unsicherheit und die damit verbundenen negativen Auswirkungen nicht auf die Produktivität und das Wohlbefinden der eigenen Mitarbeiter niederschlägt, haben wir uns die folgenden Fragen gestellt:

Was können wir in diesen Zeiten für unsere Mitarbeiter tun, um ihnen genau diese Unsicherheit zu nehmen, um Ihnen Transparenz zu verschaffen und um sie auch weiterhin zu motivieren?

Denn jede Krise bietet auch Chancen und ermöglicht gerade jetzt, Fachkräfte an uns zu binden. Jetzt können Unternehmen beweisen, dass sie auch in schlechten Zeiten die richtigen Entscheidungen treffen, und sich als guter Arbeitgeber positionieren. Jetzt ist die Zeit, sich zu bewähren.

1. Erfahrungen aus dem vergangenen Jahr aufbereiten und proaktiv handeln

Zu Beginn der Krise mussten viele Unternehmen von einem auf den anderen Tag ihre gesamte Digitalisierungsstrategie entweder komplett überdenken oder sogar umgehend umsetzen. Das bedeutete: Equipment ausbauen und sich quasi über Nacht zu 100 % digitalisieren.

Bis heute bieten viele Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden, deren Tätigkeit es erlaubt, die Möglichkeit, aus dem Mobile Office heraus zu arbeiten.

Eine Studie des Fraunhofer IAO in Kooperation mit der Deutschen Gesellschaft für Personalführung DGFP e.V. zeigt, dass 70 % aller befragten Unternehmen angeben, dass ihre Büroarbeitenden während der Corona-Pandemie annähernd komplett bzw. größtenteils im Home Office arbeiten. Im Vergleich hierzu gaben knapp 54 % der Befragten an, dass es vor der Corona-Krise keine oder wenige Mitarbeitende gab, die vom Home Office Gebrauch machen konnten. So schlimm die Krise auch sein mag, im Rahmen der Digitalisierung in Unternehmen hat Deutschland einen großen Schritt nach vorne gemacht.

2. Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter in den Vordergrund rücken

Die Möglichkeit der Arbeit von zu Hause ist mit Sicherheit ein wichtiger Schritt, um die Mitarbeiter im Arbeitsalltag zu unterstützen und zu schützen. Doch über einen Zeitraum von nun gut einem Jahr reicht es nicht aus, nur das Office nach Hause zu verlegen, um den Mitarbeitern ihre Sorgen und Ängste zu nehmen. Als Sicherheitsdienstleister mit Herz nehmen wir nicht nur die Sicherheit unserer Kunden sehr ernst, sondern kümmern uns im gleichen Maße auch um die Kollegen: Um das Infektionsrisiko auch am Arbeitsplatz und beim Kunden vor Ort so gering wie möglich zu halten, erhielten alle Kollegen ein sog. Care-Paket, bestehend aus Masken, viruzidem Desinfektionsmittel und hygienischen Türöffnern. Und das gab es nicht von der Stange, sondern alles gebranded und im Corporate Design, für eine bestmögliche Identifikation mit dem Unternehmen.

3. Gehen Sie neue Wege der internen Kommunikation

In Krisenzeiten sollten Sie neue Wege gehen und die interne Kommunikation an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter anpassen: Regelmäßige Mitarbeiter-Briefings und Round Tables können in gehabter Form nicht mehr stattfinden. Vielen Mitarbeitenden stellt sich die Frage, wie es dem Unternehmen vor allem wirtschaftlich geht und welche Maßnahmen für die Zukunft getroffen werden. Der persönliche Austausch ist schlichtweg nicht mehr möglich.

Wir haben uns daher dazu entschlossen, unsere vierteljährlichen Mitarbeiter-Briefings digital durchzuführen und aufzuzeichnen. Gleiches gilt für Mitarbeiter-Round-Tables. Um den Mitarbeitern mögliche Sorgen zu nehmen und alle auf dem Laufenden zu halten, informiert unsere Geschäftsführung darüber hinaus alle vier Wochen in Form einer Videobotschaft über den aktuellen Stand des Unternehmens.

Da man sich im letzten Jahr leider nicht mehr zufällig auf dem Flur, im Pausenraum oder in der Kaffee-Küche getroffen hat und sich kurz unterhalten konnte, war die Sehnsucht nach einem Austausch unter Kollegen zu Beginn des Jahres entsprechend groß.

4. Veranstalten Sie digitale Happenings

Weil der alltägliche Austausch mit den Kollegen fehlt und die gemeinsame Kaffeepause nicht mehr stattfindet, hat dies Einfluss auf die zwischenmenschlichen Beziehungen. Da in keinem Unternehmen eine Weihnachtsfeier möglich war und auch keine anderen Events stattfinden konnten, musste auch die jährliche Kick-Off-Veranstaltung abgesagt werden. Ausgerechnet diese Veranstaltung gehört aber zu den absoluten Highlights im Unternehmen (letztes Jahr Nürburgring inkl. Reifenwechsel-Crashkurs, Management-Überraschungsvideo und der größten Party außerhalb des turnusmäßigen Formel-1-Zirkus) und daher haben wir kurzerhand ein digitales Event auf die Beine gestellt – zur Freude aller mit großem Erfolg. Unsere Mitarbeiter wussten im Vorfeld nicht, was sie erwartet. Somit war es zugleich eine Art Überraschungsevent:

Einige Tage vor der geplanten Veranstaltung haben wir unseren Mitarbeitern ein kleines „Survival Package“ mit Snacks und Drinks (hier hieß es klotzen statt kleckern, daher gab es nur das Beste vom Besten) nach Hause geschickt. Dieses Paket teaserte das digitale Event dann für alle an und hat die Vorfreude geweckt.

Ein kleines Rahmenprogramm, bestehend aus einer Begrüßung und Ansprache durch die Geschäftsführung, einem Rückblick auf das vergangene Jahr sowie einem Ausblick auf 2021, stimmte auf das Event ein. Darüber hinaus haben wir mit unseren Entscheidungsträgern ein lustiges Video eines Bobbycar-Rennens vorbereitet (in Anlehnung an das vergangene Event auf dem Nürburgring, siehe oben) und ein Voting zum möglichen Gewinner initiiert.

Zwischen den verschiedenen Programmpunkten gab es genug Zeit, sich in virtuellen Videochat Rooms zu bewegen und sich mit allen Kollegen auszutauschen. Bei Sekt und Bier, Popcorn und anderen Leckereien aus dem „Survival Package“ erlebten alle Beteiligten ein ausgelassenes Event, das fernab einer Fontalveranstaltung war.

Das Feedback der Mitarbeiter war durchweg positiv und der Austausch ging tatsächlich noch bis spät in die Nacht, sodass alle ganz entspannt (aber auch teils leicht verkatert 😉) ins Wochenende starten konnten. Für die meisten der Kollegen war das die erste Party seit einem Jahr!

5. Ermöglichen Sie individuelle Freiheiten

Jeder erlebt die Krise auf ganz unterschiedliche Art und Weise. Alleinstehenden fällt die Decke zu Hause auf den Kopf, weil sie kaum noch einen sozialen Austausch pflegen. Diese Mitarbeiter freuen sich, wenn sie die Möglichkeit erhalten, in Abstimmung mit den Bürokollegen auch im Unternehmen zu arbeiten. Familien wiederum sind froh, wenn sie nicht ins Büro müssen, um sich parallel auch um die Kinder kümmern zu können, da sie aufgrund von geschlossenen Schulen und Kitas kaum eine andere Möglichkeit haben, ihren Nachwuchs zu betreuen. Deshalb sind auch Gleitzeitmodelle eine großartige Möglichkeit, sich als Arbeitgeber positiv gegenüber seinen Mitarbeitern zu positionieren.

Fazit: Nutzen Sie Ihre Chance, um als Arbeitgeber zu punkten

Auch nach einem Jahr Krise arbeiten noch immer viele Mitarbeiter im Mobile Office. Die bisherigen Erfahrungen zeigen aber auch: Die Akzeptanz ist sowohl mitarbeiter- als auch unternehmensseitig sehr hoch und das Arbeiten im Mobile Office erhöht nach einer internen Umfrage sogar die Produktivität und unterstützt ebenfalls eine ausgeglichene Work-Life-Balance. In unserer persönlichen Bilanz können wir festhalten: Unsere Maßnahmen zur Steigerung der Motivation unserer Mitarbeiter greifen. Das berichten uns die Kollegen über alle Geschäftsbereiche hinweg. Zudem haben wir es geschafft, die Sorgen, Unsicherheiten und Zukunftsängste im Rahmen der Krise auf ein Minimum zu reduzieren. Darauf sind wir sehr stolz. Die Arbeit im Mobile Office wird uns somit vermutlich auch nach der Krise weiterhin begleiten.

Selbstverständlich hoffen wir, dass Sie insgesamt gut durch diese Krise kommen. Vielleicht haben wir Ihnen ein paar kreative Ideen vermitteln können, wie Sie Ihre Mitarbeiter in diesen schwierigen Zeiten an sich binden können?

Falls auch Sie spannende Learnings aus dem vergangenen Jahr generiert oder erfolgreiche Maßnahmen zur Mitarbeitermotivation und -bindung etabliert haben, die hier nicht aufgeführt sind, freuen wir uns über einen Kommentar.

Melden Sie sich auch gerne bei Fragen – etwa zu unserem Event, aber auch gerne bei allen Themen rund um das Thema ganzheitliche Sicherheitslösungen in Unternehmen.